Los KPIs son indicadores clave de rendimiento para medir el progreso, rastreando metas y objetivos comerciales, mediante el análisis de datos. Omega CRM puede ayudarte a definirlos y realizar reporting y dashboards.
Reports & KPIs
Análisis de datos
El análisis de datos es el estudio de un conjunto de información cuya finalidad es extraer conclusiones que permitan a una empresa u organización tomar una decisión.
Hay diferentes tipos de análisis de datos:
- Cuantitativo: como su propio nombre indica, se basa en información cuantificable, numérica.
- Cualitativo: contempla información no cuantificable, normalmente textual.
El análisis de datos puede tener muchas aplicaciones para todo tipo de organizaciones y es una disciplina de gran relevancia actualmente dado el volumen cada vez mayor de información con la que trabajamos.
A continuación, veremos algunas de las herramientas con las que se trabaja en el análisis de datos.
Cuadros de mando: qué son y en qué se diferencian de los informes
El cuadro de mando o dashboard es una herramienta empresarial que sirve para conocer la situación de un proceso o área empresarial y tomar decisiones informadas. En él se incluyen objetivos y KPIs y se muestra la evolución en cada uno en tiempo real y de manera gráfica.
Esto ofrece varias ventajas, como una mayor capacidad de reacción ante cualquier problema, la posibilidad de anticiparse a posibles riesgos del mercado y poder evaluar el éxito de la estrategia en marcha.
Se trata de importantes diferencias con respecto a los informes tradicionales, los cuales son estáticos, se actualizan periódicamente (es decir, no contienen información en tiempo real) y son más limitados visualmente.
Los informes, por su parte, tienen un enfoque más amplio y ofrecen la información ya ordenada y filtrada, lo cual es útil para ofrecer una visión más clara a un alto nivel de la organización. Ambos tipos de herramientas son compatibles.
Los dashboards son más útiles para la analítica del día a día y los informes, para obtener una visión general en momentos concretos.
Se pueden crear diferentes tipos de cuadros de mando para cada área de empresa: RRHH, IT, Ventas, etc. De esta manera, los directivos de las distintas áreas podrán tomar mejores decisiones estratégicas.
Cuadro de mando integral
A diferencia de los cuadros de mando, el cuadro de mando integral (CMI) o Balanced Score se emplea para medir la evolución de la empresa a nivel general y está alineado con la misión global y objetivos de negocio. Habitualmente recoge información de varios tipos:
- Financiera. Esta información ayuda a tomar informaciones estratégicas a nivel de compras y a aumentar/reducir costes en determinados procesos.
- Negocio. Desde esta perspectiva podemos conocer la situación de la empresa dentro del sector, la rentabilidad de los clientes, su grado de fidelización, etc.
- Procesos internos. Nos ayuda a medir costes de producción, proveedores, operaciones, etc. También incluir indicadores de calidad.
- Empleados. Desde RRHH se podrá facilitar información sobre la retención de empleados, planes de formación, etc.
Cómo hacer un dashboard
Antes de diseñar un dashboard es importante conocer qué objetivos y KPIs formarán parte de él. Es muy útil añadir al dashboard nombres y explicaciones de los diferentes KPIs que se muestran para facilitar su comprensión.
También es muy importante saber a qué público va dirigido, pues en función de esto se decidirá qué se va a comunicar y cómo.
Otro aspecto esencial es decidir cómo se va a distribuir y a jerarquizar la información dentro del dashboard. Los datos más importantes deben estar en la parte superior izquierda de cada página. Se puede jugar además con el tamaño de los elementos o los colores para destacar un determinado gráfico.
A nivel general es también importante tener en cuenta las convenciones visuales. Algunos ejemplos:
- El uso del color verde para indicar datos positivos y del rojo para indicar datos negativos.
- Iconos visuales consistentes y de acuerdo con las convenciones. Por ejemplo, si en una página se emplea un triángulo con una exclamación para indicar un posible riesgo, este mismo debe emplearse para señalar otros riesgos más adelante.
- Formato de fecha consistente y según la costumbre local.
A continuación, es importante elegir con qué herramienta vamos a crear el dashboard. Se puede hacer incluso desde Excel, pero la clave es elegir un software de visualización de datos es que permita recoger datos en tiempo real, que sea flexible (cuanta más personalización permita, mejor), interactivo (opciones de filtrado, ordenación o de resaltado de un dato concreto), fácil de usar, pueda trabajar con múltiples fuentes de datos y ofrezca una visualización de datos eficaz.
Cómo definir KPIs
Los KPIs (Key Performance Indicators) son métricas permiten evaluar el éxito de nuestra estrategia con relación a los objetivos definidos.
Es importante que vayan asociados a objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales), ya que sin esto es complicado que los KPIs puedan reflejar el éxito de la estrategia.
A la hora de seleccionar KPIs, el primer punto, por tanto, es que sean clave para nuestros objetivos, evitando aquellos menos relevantes, cuya información no sea tan específica o pueda dar lugar a muchas interpretaciones. Los KPIs deben ser además cuantificables, prácticos (que permitan tomar decisiones objetivas), comprensibles, fiables y controlables (los datos deben ser controlados por la empresa).
A continuación, podemos ver un ejemplo de KPIs para el objetivo “aumentar las ventas un 30% en el año actual desde el canal email” que podrían formar parte de un dashboard de marketing digital:
- Delivery rate: tasa de entrega. Es el primer KPI que debemos tener en cuenta, ya que necesitamos saber en qué porcentaje los usuarios de nuestra BBDD están recibiendo los emails.
- Open rate: tasa de apertura.
- CTOR: porcentaje de usuarios que hace clic con respecto al número de usuarios que ha abierto el email.
- Porcentaje de conversión del canal email en su conjunto y por campaña.
- Número de ventas del canal email y por campaña.
A partir de lo que reflejen los KPIs podrán extraerse insights valiosos para nuestra estrategia de marketing. Por ejemplo: “las campañas que usan un subject más corto tienen un mejor open rate y consiguen más ventas”.
Herramientas de visualización de datos
Existen en el mercado diferentes herramientas de visualización de datos, siendo algunas de las más populares las siguientes:
- Looker Studio (antiguo Google Data Studio): herramienta gratuita y fácil de usar que permite conectar los diferentes servicios de Google y otros externos a través de conectores. Es una herramienta que cada vez más agencias de analítica web emplean, ya que permite controlar la analítica web y los resultados de los diferentes canales de marketing en un mismo sitio. Es la ideal para quienes no requieren dashboards muy avanzados.
- Marketing Cloud Intelligence: conocida anteriormente como Datorama, esta herramienta de visualización de datos está pensada para marketers, pues viene con gran cantidad de conectores para traer datos de diferentes plataformas de marketing (Google Ads, Facebook, Twitter, Amazon Ads, Tik Tok,… y un largo etcétera) sin tener que tocar una sola línea de código.
- Tableau: permite conectar una gran cantidad de ficheros, bases de datos, fuentes OLAP (como Microsoft Analysis Services), fuentes online (como Google Analytics), CRMs, etc. Es una herramienta muy completa, que puede trabajar en conjunción con la anterior, siendo ambas de Salesforce, y con grandes posibilidades a la hora de representar los datos. Puede trabajar con Big Data, lo que la hace idónea para grandes empresas.
- Power BI: es la herramienta con mayor número de usuarios. Se trata de una solución integrada en Office 365 que, al igual que Tableau, permite conectar numerosas fuentes de datos. Power BI se adapta mejor a todo tipo de empresas, es más económica y una opción muy recomendable para empresas que ya trabajan con Office 365.
